Как провести зачет излишне удержанного НДФЛ

Налоговую базу по НДФЛ в отношении каждого работника организация должна определять нарастающим итогом с начала года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ). Поэтому основной сценарий для образовавшейся переплаты — ее зачет в счет НДФЛ с текущих выплат.

Важно помнить, что зачет возможен только в течение налогового периода — календарного года (ст. 216 НК РФ). А значит, нужно следить, чтобы излишне удержанная сумма уменьшала налог только по тем выплатам, дата фактического получения которых, определенная по правилам ст. 223 НК РФ, приходится на тот же год, что и доход, по которому образовалась переплата. Особенно это важно, если перерасчет произведен в ноябре-декабре.

В отчетности такая переплата и зачет отражаются достаточно просто. В периоде перерасчета сумма дохода и исчисленного по нему налога в 6-НДФЛ включаются уже с учетом корректировок (т.е. в меньшей сумме). А вот величина удержанного налога и в 6-НДФЛ, и в уведомлениях отражается в фактическом размере. Это приводит к необходимости отражения в 6-НДФЛ суммы излишне удержанного налога (строка 180). Что как раз и дает возможность в последующем учесть такую переплату при удержании НДФЛ с текущих выплат.

В отчетности же за период, когда будет происходить такой учет, все суммы (дохода, исчисленного и удержанного налога) отражаются в фактическом размере.